Slik sender du enkelt innkalling til årsmøte i lag, foreninger eller andre organisasjonstyper. Se eksempel og bruk en gratis mal.
Årsmøtet er den øverste myndigheten i medlemsorganisasjoner som idrettslag, frivillige organisasjoner, velforeninger og lignende. Årsmøte kalles også for generalforsamling i aksjeselskap og mange organisasjoner.
Kall inn til årsmøte gratis med Styrehjelp →.
Når skal man ha årsmøte?
Vedtektene til organisasjonen bestemmer når og hvor ofte årsmøtet skal avholdes. I de aller fleste tilfeller er årsmøtet, som navnet tilsier, et årlig møte.
Det er vanlig å avholde møtet i første halvdel av året, fordi årsmøtet behandler regnskap, budsjett og styrets årsberetning. Fristen for å signere årsregnskapet er 30. juni hvert år, og det må dermed være godkjent av årsmøtet før den tid.
Se alle frister for næringsdrivende.
I sameier skal årsmøtet holdes innen utgangen av juni, mens medlemsorganisasjoner av Norges Idrettsforbund skal ha årsmøte innen utgangen av mars.
Årsmøte innkalling eksempel
Vedtektene bestemmer fristen for å kalle inn til årsmøtet. Huseierne opererer med åtte dagers frist, mens noen organisasjoner sender ut 20 dager før møtet.
Innkalling til årsmøte må inneholde hvor, når og hva som skal behandles på møtet.
Eksempel på innkalling til årsmøte:
Innkalling til årsmøte
Styret kaller inn til årsmøte i Sommergata velforening onsdag 13. mars klokka 19:00. Møtet holdes i Sommergata 29. Forslag til saker må sendes til styret senest 27. februar.
Dagsorden:
- Åpning av årsmøtet v/leder
- Fortegning av fremmøtte
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Valg av ordstyrer og referent
- Årsmelding
- Regnskap
- Budsjett
- Handlingsplan
- Eventuelle saker fra medlemmene
- Valg av styre og komiteer
Vel møtt!
Lag innkalling til årsmøte med en styreportal
Den enkleste måten å lage innkalling til styremøte, er å bruke en styreportal. Styreverktøyet Styrehjelp inkluderer alt du trenger til innkallingen og det er enkelt å sende ut til hele e-postlisten.
Systemet foreslår faste saker for deg, og du kan enkelt legge til nye faste saker, eller saker som kun er for det møtet.
Den aller største fordelen er at alle innkallelser, dokumenter og historikk er samlet på ett sted. Du inviterer inn nye styremedlemmer med e-post, slik at alle som skal ha det har tilgang. Slik trenger dere aldri mer å lete etter permen!
Hva skal sendes ut før årsmøte?
I forkant av årsmøtet skal styret selvsagt sende ut innkallingen. I tillegg må det sendes ut årsberetning, regnskap og eventuelt revisjonsberetning.
Dette må ikke sendes ut samlet, men det er en fordel for medlemmene å få innkalling og sakspapirer samlet. Når du bruker Styrehjelp til å sende innkalling kan du legge til saksdokumenter til hver sag. Disse legges som vedlegg i e-posten til medlemmene, og er også automatisk inkludert i referatet.
Gjennomføring av årsmøte
Gjennomføring av årsmøte følger enkelt og greit innkallingen.
Møtelederen tar opp hver sak i rekkefølgen som står i innkallingen. Sakene presenteres, diskuteres og stemmes over.
Referenten skriver protokoll over alle saker, diskusjoner og avgjørelser. Med Styrehjelp skriver referenten protokollen rett inn i sakslisten i systemet. Sakene er allerede listet opp i styreportalen, og det er bare å fylle på med mer informasjon fra møtet.
Etter møtet sendes protokollen ut til alle deltakerne direkte fra styreverktøyet.
