Generalforsamling er øverste myndighet i et aksjeselskap, en organisasjon eller forening. Her møtes alle aksjonærer, eiere eller medlemmer for å stemme over avgjørelser for videre virksomhet.
Lurer du på hva en generalforsamling er, eller hvordan du gjennomfører den? I denne artikkelen får du svar på alt du lurer på om generalforsamlingen!
Hva er generalforsamling?
Generalforsamlingen er et årlig møte der alle eierne i et aksjeselskap (eller medlemmer i en organisasjon) møtes for å ta avgjørelser for bedriften. Det er den øverste myndigheten i selskapet, altså over styret.
Når vi snakker om generalforsamling, er det som regel den ordinære generalforsamlingen det refereres til. Det er den årlige og faste generalforsamlingen som skal avholdes innen slutten av juni.
Ordinær generalforsamling kan også holdes digitalt.
I borettslag og frivillige organisasjoner, består generalforsamlingen av andelseiere i sameiet (borettslaget) og medlemmene i organisasjonen. De bruker ofte betegnelsen «årsmøte» i stedet for generalforsamling. Prinsippet er likevel det samme; det er den øverste myndigheten, og de som har det siste ordet i bestemmelser for organisasjonen.
Du kan lese mer om forskjellene senere i artikkelen.
Gjennomføring av generalforsamling steg for steg
Er du klar til å gjennomføre en generalforsamling? Slik gjør du det:
1. Forberedelser til møtet
Det er styret sitt ansvar å utarbeide forslag til dagsorden til generalforsamlingen. Sakslisten baseres på lovverket og selskapet sine vedtekter. Det er flere faste saker på generalforsamlingen, for eksempel godkjenning av årsregnskapet og om det skal utbetales utbytte eller ikke.
I tillegg kan aksjeeierne be om å få behandlet saker på generalforsamlingen. Det må meldes skriftlig til styret før møteinnkallingen blir sendt ut til aksjonærene.
2. Innkalling til generalforsamling
Styret skal kalle inn til generalforsamling senes en uke før møtet skal holdes. Unntaket er hvis vedtektene har bestemt en annen frist.
Innkallingen skal inneholde
- tid og sted for møtet
- saksliste
- eventuelt forslag til endring av vedtektene, dersom dette er satt opp som sak
- eventuelle vedlegg
3. Praktisk gjennomføring
Generalforsamlingen gjennomføres som hovedregel ved at alle aksjeeierne møtes fysisk, men det er også mulig å delta ved hjelp av elektronisk hjelpemiddel.
Slik gjennomføres en generalforsamling:
- Styrelederen åpner møtet.
- Generalforsamlingen velger en møteleder. Vedtektene kan også ha fastsatt hvem som skal være møteleder.
- Møteleder lager en fortegnelse over alle aksjeeiere som har møtt, samt hvor mange aksjer og stemmer hver av dem representerer. Hovedregelen er at én aksje gir én stemme, og så videre.
- Sakene på dagsorden diskuteres og stemmes over etter tur. Sakene blir vedtatt med et flertall. Er avstemmingen helt lik, er det møteleder sin stemme som avgjør.
4. Generalforsamlingsprotokoll
Etter møtet, skal det sendes ut en generalforsamlingsprotokoll (referat).
Generalforsamlingsprotokollen er generalforsamlingens viktigste dokument. Det dokumenterer hva som har blitt diskutert og bestemt, hvem som har avgitt stemmer og vært til stede.
Møteleder og minst én annen person som velges som såkalt «underskriver» skal underskrive generalforsamlingsprotokollen (er du eneste aksjonær, er det kun du som underskriver).
Dokumentasjonen skal lagres i hele selskapet eller organisasjonens levetid, og skal også sendes til alle eiere eller medlemmer i etterkant av generalforsamlingen.
Lag generalforsamlingsprotokollen direkte fra styreportalen din! Styrehjelp er helt gratis og lar deg komme raskt i gang.
Prøv Styrehjelp
Generalforsamlingen i et aksjeselskap
Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i et aksjeselskap. Her samles alle eiere (aksjonærer) for å ta overordnede avgjørelser for selskapet. Noen selskap har kun én eier, og da utgjør denne personen generalforsamlingen alene.
Ordinær generalforsamling avholdes innen utgangen av juni.
Generalforsamlingen i et borettslag
Generalforsamlingen er borettslagets øverste organ, og kalles ofte for årsmøte. Det avholdes årlig innen utgangen av juni. Her samles andelseiere og styremedlemmene for å blant annet godkjenne årsregnskap og årsberetning. Det er styret som setter agendaen og de kan også stemme over andre relevante saker for borettslaget.
Styret, revisor eller minst to andelseiere som til sammen har en tiendedel av stemmene, kan kreve ekstraordinær generalforsamling hvis de mener det er nødvendig.
Generalforsamlingen i en organisasjon
Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i en frivillig organisasjon. Ofte blir det kalt årsmøte eller medlemsmøte i en organisasjon. Alle medlemmer er invitert til å være med å stemme over overordnede vedtekter for organisasjonen.
Ekstraordinær generalforsamling
Det kan også kalles inn til ekstraordinær generalforsamling i løpet av året.
Dette skjer hvis det dukker opp noe styret eller eiere mener er nødvendig å stemmes over. Et eksempel er hvis det er endringer i styret.
Forenklet generalforsamling
Mindre aksjeselskap med få eller en eier kan gjennomføre en forenklet generalforsamling. En forenklet generalforsamling må ikke følge alle saksbehandlingsregler som gjelder for ordinær generalforsamling. Alle aksjeeiere må være enig i at det skal være en forenklet generalforsamling, dette skal være samtykket til muntlig eller skriftlig.
Eiere kan i stor grad velge selv hvordan en forenklet generalforsamling skal gjennomføres, men de må følge noen regler.
Alle skal få muligheten til å delta. Generalforsamlingen kan gjennomføres elektronisk, som kan gjøre det enklere å tilrettelegge for deltakelse. Det skal være utarbeidet forslag fra styret i saker som omhandler utbytte og nedsettelse eller forhøyelse av kapital.
I tillegg må det føres en protokoll, der det fremgår at generalforsamlingen er behandlet etter reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeloven § 5-7. Protokollen skal inneholde bestemmelser og antall stemmer avgitt. Protokollen skal sendes til alle aksjeeiere i etterkant.
