Et møtereferat er en oppsummering av hva som har blitt diskutert og vedtatt i et møte. Slik lager du et møtereferat.
Skal du holde et møte i et styre, en forening eller lignende? Da bør du ha kontroll på hva et møtereferat er og hvordan du lager det. Denne artikkelen gir deg oversikt over alt du må vite!
Automatiske møtereferat med Styrehjelp
Spar tid på møtereferatet – med en styreportal opprettes det automatisk et referat med alle punktene fra sakslisten. Det eneste du må gjøre, er å fylle ut hva dere vedtok på møtet.
Hva er møtereferat?
Etter et møte er det vanlig å skrive et referat som oppsummerer hva som ble diskutert og vedtatt i møtet. I uformelle møter er det frivillig å lage et møtereferat, mens i styremøter, generalforsamlinger og årsmøter er det faktisk lovpålagt å lage et referat eller en protokoll fra møtet.
Det kan være lurt å lage et referat selv om det ikke er lovpålagt, for eksempel i møter med kunder, medarbeidersamtaler eller workshops. Referatet oppsummerer hva dere har diskutert, hvem som har stemt på hva og hva dere ble enige om.
Hvorfor er møtereferat viktig?
Et godt og grundig møtereferat bidrar til bedre struktur, samarbeid og ansvarlighet i en organisasjon eller gruppe. Her er noen grunner til at et møtereferat er viktig:
- Dokumentasjon: Referatet gir skriftlig dokumentasjon over hva som ble diskutert og bestemt, og kan brukes for å ettergå beslutninger og huske detaljer senere.
- Ansvarsfordeling: Det blir lettere å følge opp og sørge for at avtaler faktisk blir gjennomført når dere har fordelt oppgaver og skrevet ned hvem som har ansvar for hva.
- Oppfølging: Referatet gjør det enklere å følge opp saker fra tidligere møter.
- Informasjon: De som ikke kunne delta på møte, kan holde seg oppdatert på hva som skjedde ved å lese referatet.
- Unngå misforståelser: Når viktige beslutninger og diskusjoner blir dokumentert, unngår dere at informasjon mistolkes og glemmes.
- Juridisk bevis: I noen tilfeller kan møtereferatet brukes som bevis på at beslutninger eller avtaler faktisk ble gjort.
Hva bør et møtereferat inneholde?
Protokoller fra styremøter, generalforsamlinger og årsmøter har faste krav som de må følge for form og innhold. For uformelle møter er det derimot ingen krav, men for at det skal være et nyttig dokument, er det noen ting møtereferatet bør inneholde:
- Dato og tidspunkt
- Deltakere
- Saksliste
- Hva som ble diskutert
- Hvilke beslutninger som ble tatt
Når du bruker en styreportal som Styrehjelp, får du et ferdig oppsatt møtereferat som følger kravene til de formelle møtene. Malen i styreportalen er enkel å følge, og du fyller bare ut detaljene som mangler.
Møtereferat eksempel
Her får du et eksempel på hvordan et møtereferat kan se ut:
Møtereferat for velforeningen Soltunet Vel
31.05.2025 kl. 19:00
Brusdalsvegen 222c, 6011 Ålesund
Deltagere:
Jon Hansen
Carolina Smith
Lise Eng
Stian Olsen
Saker:
2025/1 Valg av referent
Vedtak
Lise Eng er valgt som referent.
2025/2 Gjennomgang av budsjett
Velforeningen gikk gjennom budsjettet og regnskapet for året. Alle beboere betalte kontingent for første halvdel av 2025 og alle kostnader er bokført.
Vedtak
Velforeningen har holdt budsjett og kan fortsette med planene om utbedring av fellesarealer.
2025/3 Kontingent for andre halvdel av 2025
Alle stemte for å beholde nåværende kontingent.
Vedtak
Kontingenten forblir uendret for resten av 2025. Jon Hansen sender faktura til alle beboere med betalingsfrist 01.07.25.
2025/4 Planlegging av dugnad
Neste dugnad blir til høsten. Hovedoppgaven blir å gjøre fellesområdene klare til vinteren, ved å rake løv, beskjære trærne ved lekeplassen, rydde inn hagemøbler og stenge vannkraner. Snøfreseren skal også sjekkes.
Vedtak
Dugand er planlagt til lørdag 4. oktober. Carolina Smith har som ansvar å kalle inn og fordele oppgaver. Stian Olsen ordner noe å bite i.
2025/5 Neste møte
Vedtak
Neste møte for velforeningen blir 29. september kl. 19:00.
Signaturer:
Signert elektronisk 31.05.2025 kl. 21:00 av jon@eksempel.no
———————————-
Jon Hansen
Signert elektronisk 31.05.2025 kl. 22:09 av carolina@eksempel.no
———————————-
Carolina Smith
Signert elektronisk 31.05.2025 kl. 21:03 av lise@eksempel.no
———————————-
Lise Eng
Signert elektronisk 31.05.2025 kl. 21:45 av stian@eksempel.no
———————————
Stian Olsen
Hvordan skrive et godt møtereferat
Har du fått i oppgave å lage møtereferat? Her kommer noen tips som kan gjøre jobben enklere og mer effektiv:
1. Gjør deg kjent med hva som skal diskuteres
En god innkalling og agenda gjør det enklere for den som skal lage referatet. Er det du som skal skrive møtereferat, bør du sette deg ekstra godt inn i sakslisten på forhånd, slik at du er forberedt.
2. Bruk en mal som passer formatet for møtet
Du kan lage din egen mal, finne en mal som noen andre har laget, eller bruke en styreportal. Om innkallingen ble laget i en styreportal, er det som regel mest effektivt å bruke funksjonaliteten for referat/protokoll som allerede finnes i systemet. Da kan du bare fylle ut informasjonen underveis.
Les også: Hva er en styreportal og hvorfor trenger du det?
3. Du trenger ikke å notere alt
Underveis i møtet bør du notere essensen av det som blir diskutert, du trenger ikke å notere alt som blir sagt ord for ord. Det viktigste er at du får med beslutninger, oppgaver, frister og hvem som har ansvar for hva.
4. Vær nøytral og objektiv
Møtereferatet bør få frem alle nyansene av hva som ble diskutert i møtet, men som referent skal du være nøytral og objektiv. Ikke ta med subjektive kommentarer eller tanker som ikke kom frem i møtet.
5. Skriv referatet mens det fortsatt er ferskt
Du kan selvsagt notere underveis og skrive referatet rett etter møtet, men med en styreportal som Styrehjelp, er det enkelt å skrive referatet underveis i møtet. Alle sakene er allerede listet opp i systemet, og du kan fylle ut diskusjoner og vedtak etter hvert som sakene blir vedtatt. På den måten kan du sende ut møtereferatet umiddelbart etter møtet, men deltakerne fortsatt har det friskt i minnet.
Trygg lagring av møtereferatet
Det er fort gjort at sakslister, innkallinger og referater forsvinner om du kun har dem på papir i en perm eller i en kaotisk mappe på pcen din. Det blir ekstra utfordrende dersom den som vanligvis hadde kontroll på papirene slutter i styret eller foreningen, og dere ikke får tak i dokumentasjonen når dere trenger det.
En av de største fordelene med å lage møtereferat i en styreportal, er at referatet alltid er tilgjengelig for de som trenger det. Alle tidligere innkallinger og referater blir lagret og knyttet til organisasjonen. Det gir det enkelt for nye medlemmer å sette seg inn i tidligere saker eller finne tilbake til tidligere dokumentasjon. I tillegg kan dere laste opp andre dokumenter som er relevante for dere.
Med rollefordelingen i Styrehjelp, styrer dere selv hvem som skal ha tilgang til hva i systemet.
Ofte stilte spørsmål
Møtereferatet bør skrives så raskt som mulig etter møtet. Helst samme dag, og senest dagen etter. Risikoen for feil og mangler blir mindre, og du får med alle detaljene. Når du sender ut referatet raskt, sikrer du også rask oppfølging av oppgaver og beslutninger.
Det utpekes vanligvis en referent før eller i begynnelsen av møtet. Det kan være møtelederen, en fast referent eller en oppgave som rullerer.
En formell protokoll, for eksempel fra en generalforsamling, skal alltid signeres av minimum to personer: Møteleder og én person til. I uformelle møter velger dere selv hvem som skal signere og godkjenne referatet.
Møtereferatet gir dokumentasjon på hva som er besluttet og oversikt over oppgaver og ansvar. I tillegg sikrer det at alle er enige om hva som har skjedd, slik at det ikke blir konflikt i senere tid. Møtereferatet kan også brukes til oppfølging og historikk i ettertid.
Referenten har ansvar for å lage referat og sende det ut. Møteleder er ansvarlig for at det blir valgt en referent som følger disse rutinene.
Ja, dere velger selv hvilket språk referatet skal skrives på. Det viktigste er at alle møtedeltakerne forstår innholdet i referatet.
Møtereferatet bør oppbevares trygt i et internt arkivsystem, en protokollbok eller en elektronisk styreportal.
Referatet gir en kortfattet oppsummering av diskusjon, beslutninger og oppgaver, uten en bestemt struktur. Protokollen er en formell, bindende opptegnelse over vedtak og beslutninger, og skal signeres av minst to møtedeltakere. Den har en bestemt struktur og innhold, og brukes i styremøter, årsmøter og generalforsamlinger.
Les også: Hva er forskjellen på en protokoll og et referat?
