Årsmøte i idrettslag

Alle idrettslag skal holde årsmøte for alle medlemmer en gang i året. Slik ordner du innkalling, gjennomføring og protokoll. 

Om du eller barnet ditt er medlem i et idrettslag, vil du få innkalling til årsmøte hvert år. På årsmøtet får du en oppdatering på hvordan det står til i idrettslaget, og kan være med på å ta avgjørelser i viktige saker. Årsmøtet er nemlig den øverste myndigheten i et idrettslag, og legger grunnlaget for virksomheten. 

Det er styret som skal kalle inn til årsmøter i idrettslag. Slik fungerer innkalling, gjennomføring og protokoll for årsmøtet. 

Når må årsmøte avholdes i idrettslag?

Alle idrettslag skal holde årsmøte innen 31. mars hvert år. Det er styret sitt ansvar å bestemme når årsmøtet skal holdes, og om det skal holdes fysisk eller digitalt. 

Idrettslagets egen lov kan ha egne frister for når årsmøtet skal holdes, og hvor lenge før møtet styret må sende ut innkallingen. 

Hva skal et årsmøte inneholde?

På et årsmøte for idrettslag behandles saker som er viktige for driften av idrettslaget. Det innebærer for eksempel å behandle årsberetning, regnskap og budsjetter. Årsmøtet behandler også saker som medlemskontigenter og valg av styre, kontrollutvalg og valgkomité. 

I tillegg har alle medlemmer og styret i idrettslaget lov til å komme med forslag til saker som skal behandles på møtet. Sakene må sendes inn senest to uker før årsmøtet, og i henhold til instruksjonene i innkallingen. Alle sakene som sendes inn innen fristen må behandles, og styret kan ikke unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene – med mindre forslaget kan innebære et lovbrudd. 

Noen idrettslag ønsker å få inn forslag til saker etter en bestemt mal. Norges Idrettsforbund har laget et forslag til forslagsskjema som kan lastes ned på nettsiden deres. 

Innkalling til årsmøte i idrettslag regler

Det er styret som kaller inn til årsmøte i idrettslag. Innkallingen må sendes senest én måned før årsmøtet skal avholdes, og ellers etter idrettslagets egen lov. 

Ofte sendes innkallingen direkte til medlemmene i posten eller per e-post, men styret kan også velge å sende den på en annen forsvarlig måte, for eksempel via en pressemelding i pressen, eller på egne nettsider. 

Med Styrehjelp kan du enkelt legge inn medlemmene i idrettslaget og sende innkallingen på e-post. Da er du sikker på at innkallingen til årsmøtet kommer frem til medlemmene. 

Eksempel på innkalling til årsmøte

Innkalling til årsmøte i Fjellsida idrettslag 2025

Styret kaller inn til årsmøte i Fjellsida idrettslag, onsdag 13. mars klokka 19:00. Møtet holdes på Fjellsida klubbhus. 

Forslag til saker må sendes til styret på e-post senest 28. februar. 

Fullstendig saksliste med alle saksdokumenter blir sendt til alle medlemmer på e-post senest én uke før årsmøtet. 

Saksliste:

1. Godkjenne medlemmer med stemmerett. 
2. Velge møteleder. 
3. Velge protokollfører.
4. Velge to medlemmer til å skrive under protokollen. 
5. Godkjenne forretningsorden. 
6. Godkjenne innkallingen. 
7. Godkjenne sakslisten. 
8. Godkjenne årsberetning.
9. Godkjenne regnskap. 
10. Vedta budsjett. 
11. Velge nytt styre. 
12. Velge nytt kontrollutvalg. 
13. Velge ny valgkomité. 

Vel møtt! 

Med vennlig hilsen styret

Gjennomføring av årsmøte

Under årsmøtet følges sakslisten. Møtelederen går gjennom sak for sak, og hver sak behandles, diskuteres og får et vedtak. 

Ifølge lovnormen til idrettslag, er det disse kravene som gjelder for å ha stemmerett i årsmøtet:

• Medlemmet må være over 15 år eller fylle 15 år samme kalenderår som møtet avholdes.
• Medlemmet har vært medlem i idrettslaget i minst én måned. 
• Medlemmet har oppfylt medlemsforpliktelsene sine, altså betalt alt de skal til idrettslaget. 

Alle med stemmerett har én stemme hver under årsmøtet. Det samme gjelder styret, som ikke har noen større myndighet enn øvrige medlemmer under årsmøtet. 

Personen som er valgt som protokollfører skal føre protokoll under årsmøtet.

Les også: Hva er forskjellen på protokoll og referat?

En protokoll skal inneholde

• dato
• tid
• sted
• hvem som deltok på møtet
• behandlingsmåte
• beslutninger
• om noen ikke var med i behandlingen pga. fravær eller inhabilitet
• eventuelle uenigheter om vedtak
• signatur

Når du bruker Styrehjelp til årsmøte i idrettslag, kan protokollføreren føre protokoll direkte i systemet. Protokollen følger alle de formelle kravene. Hver sak er listet opp med egne felter for beskrivelse og vedtak, slik at det er enkelt å fylle ut hva vedtaket ble underveis i avstemmingene. 

Etter årsmøte for idrettslag

Etter årsmøtet, skal de to som ble valgt til å signere, signere protokollen. Protokollføreren sender denne til de som skal underskrive. 

Protokollen i Styrehjelp kan sendes direkte til digital signering til de valgte medlemmene. De får protokollen på e-post, og signeres med kun et klikk. 

Etter at protokollen er signert, skal den sendes til styret. Dette kan også gjøres direkte i Styrehjelp. Siden styret har tilgang til styreportalen, kan de også se protokollen og følge med på når den er signert. Det er styret sitt ansvar å sende protokollen videre til medlemmene. Det kan de gjøre på e-post via Styrehjelp, eller de kan sende den i posten eller publisere den på hjemmesiden. 

Om det har blitt endringer i styret, må det registreres i Brønnøysundregistrene. Endringer om andre verv i idrettslaget må også oppdateres i medlemsregister og på idrettslagets hjemmeside. 

Ekstraordinært årsmøte i idrettslag

Det ordinære årsmøtet holdes én gang i året. Om det oppstår særlig pressende saker eller særlige grunner, kan styret kalle inn til ekstraordinært årsmøte. Ekstraordinært årsmøte i idrettslag holdes i så fall i tillegg til det ordinære møtet. 

Ekstraordinært årsmøte må kalles inn med minst to ukers frist, og skal bare behandle de sakene eller grunnen til innkallingen av det ekstraordinære årsmøtet. Vanlige saker som godkjenning av regnskapet og budsjetter, behandles vanligvis i det ordinære årsmøtet.