Årsmøte i sameie

Det skal holdes årsmøte for sameie årlig. Slik lager du innkalling, gjennomfører møtet og skriver protokoll. 

Årsmøtet er den øverste myndigheten i et sameie. Alle som er medeier i sameiet får mulighet til å delta på møtet, og stemme over viktige saker for sameiet. 

Når er årsmøte for sameie?

Årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni hvert år. Noen holder det tidlig på våren, andre senere. 

Det er fordi fristen for å signere regnskap og årsberetning er 30. juni, og sendes til regnskapsregisteret innen 30. juli. Godkjenning av regnskap og årsberetning er en av de vanlige sakene som behandles på årsmøtet. 

Hvem kan delta på årsmøtet i sameie?

Alle som eier seksjoner av sameiet har rett til å delta på årsmøtet, og de har forslags-, tale- og stemmerett. Andre medlemmer av husstanden til en seksjonseier, for eksempel ektefelle eller samboer, kan også være til stede og uttale seg. 

I tillegg til de som eier seksjoner i sameiet, har styremedlemmer, forretningsfører, revisor og leier av boligseksjoner rett til å være med på årsmøtet og uttale seg. 

Eierseksjonsloven bestemmer at styreleder og forretningsfører er pliktige til å stille på møtet. 

Hvilke saker behandles på årsmøtet?

Sameie har tre faste saker som alltid skal behandles i et årsmøte:

1. Behandling av styrets årsberetning, hvis de har det.
2. Behandle og eventuelt godkjenne regnskapet fra forrige år. 
3. Velge styremedlemmer. 

I tillegg til disse, kan styret eller seksjonseiere på forhånd komme med forslag til andre saker som skal behandles. 

For at andre saker skal kunne behandles, må seksjonseierne sende dem skriftlig til styret innen fristen. Styret skal deretter inkludere dem i innkallingen.

Innkalling til årsmøte i sameie regler

Det er styret i sameiet som kaller inn til årsmøtet. Dette er reglene for innkalling til årsmøte i sameie:

• Innkallingen skal sendes mellom åtte og tjue dager før det ordinære årsmøtet. 
• Innkallingen skal skje skriftlig. Elektronisk innkalling telles også som skriftlig. 
• Innkallingen skal inneholde en saksliste som tydelig sier hvilke saker som skal behandles. 
• Innkallingen skal inneholde en frist for å sende inn andre saker som seksjonseierne vil ha behandlet. 

Bruker du en styreportal, som Styrehjelp, er det enkelt å overholde kravene. Når du skal lage innkalling må du fylle ut detaljer som tid, sted, om møtet er fysisk eller ikke og saker som skal behandles. Sakslisten inkluderer allerede de faste, lovpålagte sakene. 

Eksempel på innkalling til årsmøte:

Innkalling til årsmøte i sameiet Sommergata 38

Styret kaller inn til årsmøte i sameiet Sommergata 38, onsdag 13. mars klokka 19:00. Møtet holdes i H0202. Forslag til saker må sendes til styret senest 28. februar. 

Dagsorden:

1. Åpning av årsmøtet v/styreleder 
2. Fortegning av fremmøtte
3. Godkjenning av innkalling og dagsorden
4. Valg av ordstyrer og referent
5. Årsmelding
6. Regnskap
7. Valg av styre
8. Eventuelle saker

Vel møtt! 

Gjennomføring av årsmøte

Vanligvis er det styreleder som leder årsmøtet, men mindre årsmøtet velger en annen møteleder. 

Under møtet går møteleder gjennom sakene etter tur, og de diskuteres og stemmes over. Alle seksjonseiere har vanligvis én stemme hver. Dette kan justeres i vedtektene til sameiet, og i noen sameier stemmer etter sameiebrøken. 

Om ikke noe annet er bestemt i vedtektene, avgjøres de fleste sakene med vanlig flertall. Hvis det blir likt, skal saken avgjøres med loddtrekning. 

Noen avgjørelser krever to tredjedels flertall. Ifølge eierseksjonsloven gjelder det disse sakene: 

• Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold i sameiet. 
• Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter. 
• Salg, kjøp, utleie eller leie av fast eiendom som tilhører seksjonseierne i fellesskap. 
• Samtykke til at formålet for en bruksenhet endres fra boligformål til annet formål, eller omvendt. 
• Samtykke til reseksjonering. 
• Samtykke til sammenslåing av eierseksjonssameier. 
• Ombygging eller annen tilrettelegging som fører til at bruksenheten kan brukes som bolig for flere personer enn det som er vanlig for bruksenheter med tilsvarende størrelse og romløsning. 
• Endring av vedtektene til sameiet. 

I noen få tilfeller må alle seksjonseiere i sameiet være enig for å vedta en sak. Absolutt alle seksjonseierne må være til stede og stemme for. Det er ikke nok at alle på årsmøtet er enig, hvis en seksjonseier ikke er til stede på møtet. Det gjelder disse sakene:

• Salg av hele eller vesentlige deler av eiendommen. 
• Oppløsning av sameiet. 
• Tiltak som endrer sameiets karakter vesentlig. 
• Tiltak som går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser. 

Møteleder skal føre protokoll under hvert årsmøte for sameie. 

Protokoll årsmøte sameie mal

Protokollen, eller referatet, beskriver hvem som deltok på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hva som ble vedtatt. I et sameie er det møteleder som skal føre protokoll. Møteleder og minst én seksjonseier skal signere protokollen. 

Det er mulig å bruke en mal for protokoll for årsmøte i sameie, men det enkleste er å lage protokollen i styreportalen. 

Med Styrehjelp skriver du vedtakene inn i en ferdig mal. Protokollen henter automatisk opp alle inviterte til møtet, slik at du enkelt kan velge bort de som ikke møtte opp. Under hver sak kan du fylle ut eventuelle diskusjoner, og hva vedtaket ble. 

Når møtet er ferdig, har du dermed en ferdig protokoll som kan sendes direkte til de som skal signere. Signeringen skjer elektronisk over e-post. 

Protokollen skal holdes tilgjengelig for seksjonseiere til enhver tid. I Styrehjelp kan alle seksjonseiere inviteres inn og få tilgang til å lese dokumenter i styreportalen.

Ekstraordinært årsmøte sameie

Hvis styret mener det er nødvendig, kan de kalle inn sameiet til et ekstraordinært årsmøte. Det er et møte som holdes i tillegg til det ordinære møtet. Seksjonseiere kan også kalle inn til ekstraordinært årsmøte i sameie, hvis de er minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene. 

Ekstraordinært årsmøte følger de samme kravene til innkalling, gjennomføring og protokoll som det ordinære årsmøtet.