Ekstraordinær generalforsamling: Hva er det og hvordan gjennomføre

Styret eller eierne i et aksjeselskap kan kalle inn til ekstraordinær generalforsamling hvis det dukker opp pressende saker som må ordnes raskt opp i. 

Alle aksjeselskap skal ha en ordinær generalforsamling årlig. Generalforsamlingen samler alle eierne i selskapet og er den øverste myndigheten i et aksjeselskap, en organisasjon eller forening. Generalforsamlingen skal holdes i løpet av de første seks månedene av et år, altså innen 30. juni. 

Om det dukker opp saker utenfor sakslisten på den ordinære generalforsamlingen, kan eierne eller styret kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling. 

Hva er ekstraordinær generalforsamling?

Ekstraordinær generalforsamling er et møte for eierne av selskapet som arrangeres i tillegg til den ordinære generalforsamlingen. Et selskap har ikke nødvendigvis en ekstra generalforsamling hvert år, men har muligheten til å arrangere det dersom det dukker opp pressende saker som må behandles raskt. 

Styret eller aksjonærer (eiere) som til sammen eier ti prosent av aksjene, kan kreve ekstraordinære generalforsamlinger. 

Hvis selskapet er revisjonspliktig, kan revisor også kreve ekstraordinær generalforsamling. 

Når er det behov for ekstraordinær generalforsamling?

Det er behov for ekstraordinær generalforsamling hvis det dukker opp saker som må avgjøres raskt, og som ikke kan vente til neste ordinære møte. 

Dette er vanlige grunner til ekstraordinær generalforsamling:

• Kapitalinnskudd. 
• Kapitalnedsettelse. 
• Endringer i vedtektene. 
• Endringer i styresammensetningen. 
• Ekstraordinært utbytte. 

Saker som godkjenning av årsregnskapet, årsberetningen og utdeling av ordinært utbytte skal behandles på den ordinære generalforsamlingen. 

Hvordan innkalle til en ekstraordinær generalforsamling

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling foregår på samme måte som innkalling til en ordinær generalforsamling: 

• Innkallingen må være skriftlig. 
• Innkallingen må sendes senest en uke før møtet, med mindre det står noe annet i vedtektene. 
• Den må inneholde tid og sted for møte, i tillegg til sakene som skal behandles. 
• Hvis vedtektene skal endres, må forslagene til endringer være inkludert i innkallingen. 

Det er styret, en eller flere aksjonærer, eller revisor som kaller inn til møtet. 

Du kan lage innkalling til den ekstraordinære generalforsamlingen selv, eller bruke en ferdig mal. 

Det beste er likevel å bruke en styreportal. Styreportalen Styrehjelp setter opp innkallingen for deg og passer på at alle de lovpålagte kravene er inkludert. Opprett en innkalling, fyll ut detaljene og send innkallingen til alle aksjonærer direkte fra systemet. 

Styrehjelp er helt gratis, kom i gang her →.

Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling

En ekstraordinær generalforsamling gjennomføres på samme måte som en ordinær generalforsamling:

1. Styret og/eller aksjonærene forbereder møtet ved å lage saksliste. 
2. Styret kaller inn til generalforsamlingen senest en uke i forveien. 
3. Generalforsamlingen gjennomføres i en fast rekkefølge. Styrelederen åpner møtet, generalforsamlingen velger en møteleder, møtelederen lager en liste over alle aksjonærene som har møtt og hvor mange stemmer de representerer og deretter behandles og stemmes sakene på dagsordenen over i tur og orden. 
4. Styret lager og sender ut en generalforsamlingsprotokoll. 

Både innkallingen og protokollen kan lages i styreportalen din, for å gjøre gjennomføringen av den ekstraordinære generalforsamlingen enklere. 

Juridiske krav og formelle regler

Ekstraordinær generalforsamling reguleres av Aksjeloven (AS) og Allmennaksjeloven (ASA). I aksjeloven er det paragraf 5-6 som gjelder.

Selskapet må følge formelle krav og regler til innkalling, gjennomføring og protokollføring. Hvis innkallingen eller protokollen ikke følger kravene til loven, kan vedtakene i generalforsamlingen kjennes ugyldige. I verste fall kan aksjonærer ta saken til tingretten dersom de mener en beslutning er ugyldig eller ulovlig.