Generalforsamling innkalling: Eksempel og mal

Det er faste regler for hva innkalling til generalforsamling skal inneholde. Slik lager du en god innkalling. 

Alle aksjeselskap skal holde generalforsamling én gang i året, før årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret. Generalforsamlingen har bestemte krav til innkallingen og hva den skal inneholde. Slik lager du innkalling til generalforsamling. 

Hva er generalforsamling?

Generalforsamling er et årlig møte der alle eierne i et aksjeselskap møtes for å ta avgjørelser på vegne av bedriften. Det er den øverste myndigheten i selskapet, altså over styret. 

Generalforsamlingen holdes innen 30. juni hvert år, enten fysisk eller digitalt. Under generalforsamlingen skal årsregnskapet, årsberetningen og utdeling av utbytte godkjennes. I tillegg kan det være andre saker som skal behandles etter lov eller vedtekter. 

Om det dukker opp pressende saker som krever rask behandling, kan styret eller aksjonærene kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. 

I en organisasjon eller forening kalles generalforsamlingen gjerne for årsmøte.

Eksempel på innkalling til generalforsamling

Det er styret sin jobb å lage innkalling til generalforsamling. Innkallingen skal sendes senest en uke før møtet skal holdes, og den har noen faste krav til innhold. 

Innkallingen skal inneholde

• tid og sted for møtet
• eventuelt lenke til videomøte
• saksliste
• eventuelt forslag til endring av vedtektene, dersom dette er satt opp som sak
• eventuelle vedlegg

Slik kan innkalling til generalforsamling se ut:

Innkalling til generalforsamling for Bedriften AS 21.05.2025

Tidspunkt for møte:
21.05.2025 kl. 13.00

Type:
Ordinær generalforsamling

Adresse:
Brusdalsvegen 222
6011 Ålesund

Deltagere:
Ola Normann
Kari Olsen

Saker: 

1. Åpning av møtet og loggføring av oppmøtte.

2. Valg av møteleder.

3. Godkjenning av innkalling og dagsorden.

4. Godkjenning av årsregnskap og årsberetning.
   
5. Godkjenning av årsberetning.

6. Utbytte.
   Styret foreslår at det utbetales et samlet utbytte på 1 krone per aksje i 2025. Forventet utbetalingsdag er 01.07.2025.
   

Med vennlig hilsen
Kari Olsen
Styreleder i Bedriften AS 

Generalforsamling innkalling mal

Du kan fint bruke en mal til å kalle inn til generalforsamling, men det enkleste er å bruke en styreportal. 

Med Styrehjelp får du en ferdig oppsatt innkalling som følger alle kravene i aksjeloven. Du kan legge inn egne faste saker, som gjør innkallingen rask og enkel. Innkallingen sendes til alle aksjonærene direkte i systemet, og blir trygt lagret så lenge firmaet har en bruker i Styrehjelp. 

Underveis i møtet oppretter du automatisk en protokoll som henter sakene fra innkallingen. Møteleder eller referent noterer diskusjonene og vedtakene direkte i systemet, slik at generalforsamlingsprotokollen kan sendes ut direkte etter møtet. 

Styrehjelp er helt gratis å bruke! Opprett en bruker og lag en mal for innkalling her →.

Ugyldig innkalling til generalforsamling

Hvis dato, tid, sted og saksliste ikke er inkludert i innkallingen, kan den være ugyldig. Om ikke innkallingen er gyldig, kan beslutningene som tas på generalforsamlingen også være ugyldige. 

Generalforsamlingen kan heller ikke behandle saker som ikke står på dagsordenen på innkallingen, med mindre alle aksjonærer er enige om å behandle sakene likevel.

Det er styret og den som har kalt inn til møtet som er ansvarlig for at innkallingen er riktig. 

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Om det dukker opp saker utenom den ordinære generalforsamlingen som trenger rask behandling, kan styret eller aksjonærer (som eier mer enn 10 prosent av aksjene) kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. 

Innkallingen følger de samme kravene som i den ordinære generalforsamlingen:

• Innkallingen må være skriftlig. 
• Innkallingen må sendes senest en uke før møtet, med mindre det står noe annet i vedtektene. 
• Den må inneholde tid og sted for møte, i tillegg til sakene som skal behandles. 
• Hvis vedtektene skal endres, må forslagene til endringer være inkludert i innkallingen. 

Frist for innkalling til generalforsamling

Innkalling til generalforsamling må sendes skriftlig senest en uke før møtet skal avholdes. Fristen for å holde generalforsamling og godkjenne årsregnskapet er seks måneder etter at regnskapsåret er over, altså innen 30. juni hvert år. 

Se alle frister for aksjeselskap.

Selskapet kan bestemme en annen frist for innkalling til generalforsamling. Da må det være bestemt i vedtektene til selskapet. 

Generalforsamling med en eier

Mange mindre aksjeselskap har bare én eier, som også er styreleder. Det er likevel krav om at selskapet sender innkalling og holder generalforsamling.

Det trenger ikke å være så formelt og komplisert av den grunn. Du kan bruke Styrehjelp til å lage en innkalling til deg selv, holde møtet og ta avgjørelsene ved kjøkkenbordet eller på kontoret, og deretter fylle ut protokollen. Så er alt gjort på korrekt måte!