Generalforsamlingen er det viktigste møtet i en virksomhet og samler alle aksjeeiere minst én gang i året. Under møtet skal det føres en generalforsamlingsprotokoll.
Generalforsamlingen er en essensiell begivenhet for enhver organisasjon eller selskap. Det er her beslutninger treffes, og medlemmenes eller aksjonærenes rettigheter og plikter fastsettes.
En generalforsamlingsprotokoll er et offisielt dokument som registrerer alle viktige hendelser, vedtak og diskusjoner som foregår under generalforsamlingen.
I denne artikkelen vil vi dykke dypere inn i hva en generalforsamlingsprotokoll innebærer, hva den skal inneholde, hvordan den skal utformes, og hvem som skal signere den.
Hva er en generalforsamlingsprotokoll?
En generalforsamlingsprotokoll er et skriftlig dokument som fungerer som en offisiell referanse for alt som skjer under en generalforsamling.
Den inneholder detaljer om agendaen, beslutninger som er tatt, stemmeresultater og andre relevante hendelser.
Protokollen tjener som et juridisk dokument og er avgjørende for å bevare integriteten til organisasjonens beslutningsprosesser.
Ordinær generalforsamling
Hvordan generalforsamlingsprotokollen skal utformes avhenger av hvilken type generalforsamling er blitt avholdt.
Ordinær generalforsamling er den vanlige generalforsamlingen hvor årsregnskapet godkjennes og eventuelt overskudd disponeres. Det er også her styret velges og eventuelt styrehonorar blir vedtatt.
Alle aksjeselskaper må avholde minst en årlig generalforsamling, enten fysisk eller digitalt.
Ekstraordinær generalforsamling
En ekstraordinær generalforsamling er en generalforsamling som holdes i tillegg til den årlige ordinære generalforsamlingen. Den innkalles når det er behov for å behandle spesielle saker eller særlige spørsmål som ikke kan vente til neste ordinære generalforsamling.
Styret kan innkalle til ekstraordinær generalforsamling når det finner det nødvendig, eller når revisor eller aksjeeiere som representerer minst en tidel av aksjekapitalen, skriftlig krever det for å få behandlet et bestemt angitt emne.
Forenklet generalforsamling
En forenklet generalforsamling er en alternativ måte å avholde generalforsamling i et aksjeselskap på. Den er enklere og mer effektiv for mindre selskaper med få eiere. For å bruke denne metoden, må alle aksjeeiere samtykke (muntlig eller skriftlig) og ha mulighet til å delta i behandlingen av saken(e) på en egnet måte.
Fordelene med en forenklet generalforsamling inkluderer enkelhet, fleksibilitet og kostnadseffektivitet. Den er mindre tidkrevende og mer praktisk sammenlignet med en ordinær generalforsamling, og kan gjennomføres på en måte som passer best for selskapet og aksjeeierne, f.eks i form av et videomøte.
Hva inneholder en generalforsamlingsprotokoll?
En generalforsamlingsprotokoll fra ordinær eller ekstraordinær generalforsamling skal inneholde:
- Navn på organisasjonen det gjelder.
- Dato og sted for generalforsamlingen.
- Navn på deltakere og antall representerte aksjer.
- Godkjennelse av innkallingen.
- Dagsorden.
- Beskrivelser av diskusjoner og vedtak.
- Resultatet av avstemninger og stemmeprosesser.
Protokollen skal signeres av møtelederen sammen med minst én annen deltaker, valgt av generalforsamlingen blant de tilstedeværende.
Forenklet generalforsamling protokoll
Hvis det er avholdt en forenklet generalforsamling, skal protokollen inneholde:
- Hvilken organisasjon møtet gjelder.
- Datoen for generalforsamlingen.
- En liste over aksjeeierne som deltok i behandlingen av saken.
- En oversikt over sakene som ble behandlet og de vedtakene som ble gjort.
- Bekreftelse på at møtet ble holdt i samsvar med kravene i aksjeloven § 5-7.
- Signatur fra styrets leder ved signeringstidspunktet, eller fra den personen generalforsamlingen utpeker.
Hvordan lage en generalforsamlingsprotokoll, steg for steg
Den enkleste måten å lage en generalforsamlingsprotokoll er gjennom å bruke et styreverktøy som for eksempel Styrehjelp.
Styrehjelp er et gratis verktøy for styremedlemmer. I Styrehjelp kan du lage sakslister, sende ut invitasjoner, koordinere møter og sende referater til signering.
- Opprett et møte i Styrehjelp
I Styrehjelp lager du protokoller gjennom å opprette et møte. Det gjør du direkte fra forsiden i systemet gjennom å trykke på «Opprett møte», hvor du får anledning til å legge inn sakene som skal opp til behandling, laste opp vedlegg og sende invitasjon til alle møtedeltagerne.
- Skriv vedtak og bestemmelser
Underveis i møtet kan du føre referat direkte i Styrehjelp. Sakene som dukker opp i protokollverktøyet er de samme som ble sendt i innkallingen. Du kan også legge til nye saker og endre i rekkefølgen sakene blir behandlet.
- Send til signering
Når generalforsamlingen kan du sende protokollen som lages i Styrehjelp til signering. Du velger selv hvem som skal signere og signering skjer enkelt gjennom en link sendt til møtedeltakerens e-post.
Hvem skal signere generalforsamlingsprotokollen?
Protokollen skal underskrives av minst to personer, hvorav møtelederen må være en av dem.
Valget mellom fysisk eller elektronisk signering er valgfritt, men bruk av elektronisk signatur kan være praktisk og effektivt.
Protokollen må være tilgjengelig for alle aksjonærer enten ved å sende den direkte til dem eller ved å gi dem digital tilgang til den.
Generalforsamlingsprotokoll eksempel
Adokatselskapet Strandenæs har laget en mal for for protokoll fra ordninær generalforsamling.
Under finner du et eksempel på en generalforsamlingprotokoll laget med Strandenæs sin mal:
Aksjeloven generalforsamling
Aksjeloven kapittel 5 gir viktige retningslinjer for hvordan generalforsamlinger skal gjennomføres:
- Innkalling og representasjon:
- Styret innkaller skriftlig til generalforsamlingen minst én uke før møtet, med informasjon om tid, sted og saker.
- Aksjeeiere kan delta personlig eller ved fullmektig.
- Ordinær og Ekstraordinær Generalforsamling:
- Ordinær generalforsamling holdes årlig og behandler årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, og valg av styre og revisor.
- Ekstraordinær generalforsamling kan holdes når som helst etter behov.
- Protokoll og aksjeeiernes rettigheter:
- Det skal føres protokoll som inneholder oversikt over behandlede saker, vedtak og stemmetall.
- Protokollen signeres av styreleder og minst ett styremedlem.
- Aksjeeiere har rettigheter til å delta, ta ordet, stille spørsmål og kreve behandling av saker.
