Som styreleder må du kalle inn til styremøte med innkalling. I denne artikkelen finner du alt du trenger å vite om innkallinger.
Som styreleder har du ansvaret for å innkalle til styremøter på en måte som sikrer effektivitet og god styring av virksomheten. Denne artikkelen vil veilede deg gjennom alt du trenger å vite om innkallinger til styremøter, fra definisjonen av styremøter til hvordan du utformer og distribuerer innkallingene.
Få kontroll på styrearbeidet med Styrehjelp
Vi har utviklet en gratis plattform hvor alt styrearbeid kan samles på ett sted – fra innkallinger og sakslister til møter, dokumenter og referater.
Hva er styremøte?
Et styremøte er en samling av styremedlemmene i en virksomhet eller organisasjon.
I styremøtene samles styret til å ta beslutninger relatert til virksomhetens drift, strategi, utvikling, finansiering og regnskap.
Styremøter bør avholdes regelmessig, og det er vanlig praksis å ha dem én gang i kvartalet. Møtene kan gjennomføres fysisk eller som videokonferanser.
Hva er en innkalling?
En innkalling er en formell invitasjon til et styremøte.
Vanligvis inneholder en innkalling til et styremøte:
- Tid og sted for møtet.
- Saksliste til møtet.
- Dokumenter som styremedlemmene trenger for å forberede seg til møtet.
Det er vanligvis styrelederen som utarbeider og sender innkallingen til styremøtet.
Slik kaller du inn til et styremøte
Den enkleste måten å invitere til et styremøte på er å bruke en plattform for styrearbeid, for eksempel Styrehjelp.
Styrehjelp er et gratis system for styrer i norske bedrifter, organisasjoner og foreninger. I Styrehjelp kan du enkelt lage sakslister, sende ut invitasjoner, koordinere møter og sende referater til signering.
Alternativt kan du lage innkallingen manuelt i Google Docs eller Microsoft Word og sende den til styremedlemmene via e-post. I så fall må du også manuelt utarbeide et referat fra møtet og sende det til signering.
Gratis verktøy for innkallinger og protokoller
Styrehjelp er et gratis verktøy for styremedlemmer. I Styrehjelp kan du lage sakslister, sende ut invitasjoner, koordinere møter og sende referater til signering.
Bruk mindre tid på styrearbeid! Opprett din gratis konto nå:
Krav til innkalling til styremøte
Aksjeloven stiller krav til styret og daglig leder når det gjelder innkallinger. Om styremøter sier Aksjeloven følgende:
- Lovpålagt dokumentasjon, som innkalling og protokoll, skal utarbeides og oppbevares på en trygg måte. Alle lovpålagte meldinger skal også gis skriftlig.
- Daglig leder forbereder saker som skal behandles av styret sammen med styrelederen. Sakene skal forberedes og legges frem for styret slik at de har et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.
- Saker til behandling skal varsles på hensiktsmessig måte med nødvendig frist. Dette innebærer at innkallingen til styremøtet må sendes ut i god tid før møtet.
- Det skal føres et referat (ofte omtalt som protokoll) av styrebehandlingen. Hvis beslutningen ikke er enstemmig, skal det angis hvem som stemte hva. Protokollen skal signeres.
Innkalling til styremøte eksempel
Her presenteres et eksempel på hvordan en innkalling til et styremøte kan se ut. Det er viktig å tilpasse innkallingen til virksomhetens spesifikke behov og formelle krav.
[Virksomhetslogo eller navn]
Innkalling til styremøte
Dato: [Dato]
Tid: [Klokkeslett]
Sted: [Fysisk lokasjon eller nettadresse for videokonferanse]
Agenda:
1. Godkjenning av dagsorden
2. Gjennomgang av regnskap for [periode]
3. Diskusjon om strategiske initiativer
4. Eventuelt
Vennligst vær forberedt til møtet ved å gjennomgå vedlagte dokumenter og agenda.
Med vennlig hilsen,
[Styreleders navn]
[Stilling i styret]
Mal for innkalling til styremøte
I Styrehjelp ligger det en mal som gjør innkalling til styremøter og protokollføring raskt og effektivt. Styrehjelp er helt gratis for norske næringsdrivende og du kan opprette en gratis konto på denne siden.
Hvis du ønsker å lage innkalling til styremøte manuelt i Word kan du bruke vår gratis innkalling til styremøte-mal. Malen inneholder alt du trenger og kan enkelt tilpasses til å passe virksomheten sin merkevare.
Husk at protokoll fra styremøtet er lovpålagt
Ifølge gjeldende lovgivning må det føres protokoll fra alle styremøter.
Protokollen skal inneholde en oppsummering av diskuterte saker, beslutninger som er tatt, eventuelle dissenser, samt hvem som stemte for eller imot.
Det er viktig å sikre at protokollen er nøyaktig og signeres av alle tilstedeværende styremedlemmer for å dokumentere møtets gyldighet og beslutninger.
