I et styremøte møtes styret for å diskutere saker i bedriften eller organisasjonen de leder. Slik gjennomfører du et styremøte.
Sitter du i et styre og skal delta på ditt første styremøte? Her får du en guide til hva som må gjøres før, under og eter styremøtet.
Hva er styremøte?
På styremøtet tar styret opp saker som har kommet fra styret, ledelsen i et selskap eller medlemmene i en forening eller organisasjon. Et styremøte kan holdes fysisk eller digitalt.
En stor del av arbeidet til et styre, er å møtes for å diskutere viktige saker for bedriften eller organisasjonen. I møtene får styret oversikt over den økonomiske situasjonen i bedriften og legger planer for fremtiden.
Les også: Hva er et styre?
Styremøte regler
Et styre og styremøte har mange formelle regler å forholde seg til, bestemt av sjette kapittel i Aksjeloven. Når en ser på listen over krav og formaliteter, kan det virke både komplisert og litt skremmende å sitte i et styre og delta på styremøter.
I realiteten holdes et styremøte på lignende måte som de fleste andre møter, og du setter deg raskt inn i reglene for gangen i et styremøte.
Styremøte steg for steg
Skal du delta på eller holde ditt første styremøte? Slik foregår det, steg for steg:
1. Forberedelser til styremøtet
Et styre har bestemte oppgaver som de bruker styremøtene til å gjennomføre. Aksjeloven deler oppgavene inn i forvaltningsansvar og tilsynsansvar. I korte trekk, betyr det at styrets oppgaver er å lage planer og strategier for selskapet eller organisasjonen, og passe på at disse blir fulgt.
Under styremøtet diskuterer styret aktuelle saker, fører tilsyn med daglig ledelse, fastsetter mål og vedtar årsplaner. Daglig leder og styreleder forbereder sakene i forkant av hvert møte. Mange av sakene på styremøtene er faste saker, mens andre varierer fra gang til gang. Alle som sitter i styret kan kreve at bestemte saker blir behandlet, ved å ta kontakt med styreleder i forkant av møtet.
Legg inn egne faste saker
I Styrehjelp ligger det allerede flere faste saker i innkallingen, for å gjøre jobben enklere for deg.
Du kan redigere disse, eller legge til egne faste saker ved å klikke på organisasjonsnavnet oppe i høyre hjørne, og deretter på «Faste saker på styremøtene».
2 . Innkalling til styremøte
Det er styreleder som kaller inn til styremøtene. Innkallingen må følge bestemte krav for å være gyldig. Den må blant annet sendes ut til styret minimum én uke før møtet.
Det er best å bruke et styreverktøy til å kalle inn til styremøte. Styrehjelp er en gratis tjeneste som lar styreleder sende ut innkalling til hele styret, inkludert saksliste. Da er det enkelt å gå inn i systemet senere, og sjekke når innkallingen ble sendt, hvem som mottok den og hva sakene i det aktuelle møtet var.
Innkallingen til styremøte skal inneholde
- dato og tidspunkt for møte
- sted (lenke til møte, hvis det er digitalt)
- møteform
- planlagte deltakere
- saksliste/agenda
- eventuell saksdokumentasjon
Med Styrehjelp sikrer du at kravene til innkallelsen blir overholdt.
Kom i gang med Styrehjelp helt gratis →.
Noen sender innkallelser på vanlig e-post, men det kan gjøre det vanskelig å finne tilbake til tidligere arbeid.
3. Gjennomføring av styremøte
Styrelederen leder møtet og har ansvar for at alle sakene blir tatt opp, diskutert og får et vedtak. Det er vanlig å følge denne rekkefølgen når sakene tas opp i styret:
- Presentasjon: Styreleder eller daglig leder presenterer saken.
- Diskusjon: Styret diskuterer saken.
- Beslutning: Styret tar en beslutning på vedtak.
En ønsker som regel at styret skal være helt enig for å ta beslutning om et vedtak. Klarer en ikke det, er det flertallet som avgjør. Er avstemningen helt lik, har styreleder dobbeltstemme.
Les mer om styrearbeid i praksis.
4. I etterkant av møtet
Etter møtet skal styreleder sende ut en protokoll, altså et referat over hvilke saker som ble behandlet, og hvilke vedtak styret kom frem til.
Protokollen skal inneholde
- tid
- sted
- hvem som deltok på møtet
- behandlingsmåte
- beslutninger
- om noen ikke var med i behandlingen pga. fravær eller inhabilitet
- eventuelle uenigheter om vedtak
Når styret bruker Styrehjelp sitt gratis styreverktøy, kan styreleder eller sekretær skrive kommentarer om behandlingen og vedtakene direkte inn i sakslisten. På den måten er den klar til å sendes ut rett etter møtet. Styrehjelp sikrer også at alle kravene til styreprotokoll blir overholdt.
Alle som deltok på styremøtet skal signere protokollen for å godkjenne den. Det kan de gjøre direkte i mailen de får fra Styrehjelp i etterkant av styremøtet. Styrehjelp oppdaterer automatisk hvem som har signert.
Hvor ofte bør man ha styremøte?
Aksjeloven setter ingen krav til hvor ofte et styre må møtes.
En av hovedoppgavene i et styre er å føre tilsyn med aktiviteten i virksomheten og den daglige ledelsen. På grunn av dette bør det arrangeres styremøte minst hver fjerde måned.
Hvem skal delta?
For at styremøtet skal være gyldig, må alle i styret få innkallelse senest en uke før møtet. Det gjør ikke noe om ikke alle i styret kan møte, men styret er kun beslutningsdyktig om over halvparten av styret er tilstede på møtet.
Hvis ikke styreleder har mulighet til å stille på møtet, har nestlederen ansvaret. Styreleder kan også delegere arbeid og ansvar til daglig leder.
Daglig leder har både rett og plikt til å delta på styremøter, men er ikke en del av styret. Den daglige lederen i et selskap har derfor talerett på møtene, men får ikke bli med å stemme over saker.
Andre i ledergruppen i selskapet eller organisasjonen kan også delta på møte hvis det skal behandles saker som er tilknyttet deres avdeling.
I foreninger og organisasjoner som ikke har en daglig leder, for eksempel borettslag, er det styret som stiller på styremøte.
