Årsmøte: Innkalling, gjennomføring og protokoll

Alle organisasjoner og stiftelser skal ha årsmøte en gang i året. Slik kaller du inn til, gjennomfører og skriver protokoll fra et årsmøte. 

Hva er et årsmøte?

Et årsmøte er et årlig møte der de som leder en virksomhet, forening eller et foretak møtes for å ta avgjørelser. 

I et aksjeselskap kalles årsmøtet en generalforsamling. Generalforsamlingen er en samling av alle eierne i selskapet, og er den øverste myndigheten. 

Les mer om generalforsamling.

Årsmøtet til en organisasjon er i praksis det samme. I stedet for at eierne i et selskap møtes, kalles alle medlemmene av et lag eller organisasjon inn til et årlig møte. 

Innkalling: mal, frist og regler

Det er styret sin oppgave å kalle inn til årsmøtet. Innkallingen skal inneholde

• dato
• sted
• klokkeslett
• dagsorden
• nødvendige sakspapirer

Innkallingen skal sendes skriftlig. 

Du kan sende innkallinger direkte på e-post, men det enkleste er å bruke et styreverktøy. Styrehjelp genererer all informasjonen i en PDF som du sender til medlemmene. Både sakene og medlemmene kan hentes fra forrige årsmøte. 

Det er altså en ferdig mal for innkalling til årsmøte.

Når du skriver protokoll i etterkant, gjøres dette direkte i systemet slik at det er klart til å sendes ut rett etter møtet. Du velger hvem som skal signere protokollen.

Pass på at du har et oppdatert medlemsregister, slik at alle medlemmene får innkallingen. 

Når skal man ha årsmøte?

En organisasjon skal holde ordinært årsmøte hvert år, innen utgangen av juni. Det kan altså være årsmøte når som helst i første halvdel av året. 

Styret kan også bestemme å kalle inn til ekstraordinært årsmøte, hvis det har kommet opp saker som ikke kan vente til det ordinære møtet.

Ekstraordinært årsmøte skal ha minst åtte dagers varsel. 

Hva skal et årsmøte inneholde?

Det er vedtektene som bestemmer hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Vedtektene lages når organisasjonen opprettes, og skal beskrive innkalling, valg av styre, behandling av regnskapet og eventuelt andre saker. 

Det er også vedtektene som bestemmer hvem som har stemmerett på årsmøtet. 

Saksliste for årsmøte eksempel

Innkallingen skal inneholde sakslisten over alle sakene som skal tas opp på årsmøtet. Dere følger sakslisten i møtet. 

Eksempel på saksliste for årsmøte:

1. Opprop
2. Godkjenning av innkalling og dagsorden
3. Valg av referent
4. Årsmelding
5. Regnskap 
6. Endringer i vedtekter
7. Budsjett
8. Valg av styremedlemmer

Hva som står i sakslisten, avhenger av hva slags type organisasjon eller virksomhet som skal ha årsmøte. Et årsmøte i hytteforeningen vil mest sannsynlig ha litt andre saker enn hva Norges Idrettsforbund har i sitt årsmøte. 

Poenget er uansett at medlemmene skal få en liste over alle sakene som skal diskuteres i møtet, slik at de har mulighet til å forberede seg. 

Når du bruker Styrehjelp sitt styreverktøy, får du en automatisk generert saksliste for årsmøtet, med de mest vanlige sakene. Du kan legge til egne faste saker, eller saker som kun er aktuelle for akkurat det møtet. På årsmøtet er det ofte de samme sakene som går igjen hvert år, så det går mye raskere enn om du må lage sakslisten fra bunn av til hvert møte. 

Gjennomføring av årsmøte

Det er vanlig at alle medlemmene som har betalt medlemskontingent kan delta på møtet. I store organisasjoner med mange lokallag og medlemmer, kan hvert lokallag velge representanter som skal delta, hvis det er for upraktisk eller dyrt at alle medlemmer skal møte.

I den praktiske gjennomføringen av årsmøtet følger dere sakslisten punkt for punkt. Ofte foregår det slik:

1. Styreleder eller møteleder presenterer saken. 
2. Saken diskuteres. 
3. Medlemmene stemmer over et vedtak. 

Vedtektene bestemmer hvem som har stemmerett. Det er mest vanlig at alle ordinære medlemmer har stemmerett, så sant de har betalt siste kontingent. 

Hva skal protokoll fra årsmøte inneholde?

Protokoll fra årsmøte er det samme som referat. Møtet skal alltid velge en, eller flere, referenter som har ansvar for å skrive protokoll. 

Protokollen skal inneholde

• navnet på organisasjonen
• dato og sted for møtet
• møteleder og hvem som skal signere protokollen
• hvem som møtte opp
• hva som ble vedtatt

Med Styrehjelp skriver du protokollen inn i innkallingen som allerede ligger i styreverktøyet, og navn på organisasjonen, dato og sted og deltakerliste er allerede ferdig utfylt. Du kan enkelt krysse bort medlemmene som ikke møtte opp, og hake av for hvem som skal skrive under på protokollen. 

Alle sakene kommer i en liste, hvor referenten fyller ut beskrivelse og vedtak. Det er også mulig å legge til vedlegg, hvis dere har det. 

På den måten er protokollen ofte klar til å sendes ut direkte etter at møtet er ferdig. Alle medlemmene får protokoll fra årsmøte på e-post, og de som skal signere gjør det direkte fra e-posten.