Styrearbeidet i mange norske bedrifter og organisasjoner blir fortsatt gjort på gammeldags vis, med mye manuelt arbeid og papirer. Men med en styreportal kan arbeidet bli mye enklere og mer effektivt.
I dagens stadig mer digitaliserte forretningsmiljø blir effektivitet og sikkerhet stadig viktigere. Styrearbeidet, som tradisjonelt har vært preget av manuelt arbeid og papirbaserte prosesser, er ingen unntak.
Men med fremveksten av moderne teknologiske løsninger som styreportaler, har det blitt enklere og mer sikkert å administrere og utføre styrearbeid.
I denne artikkelen forklarer vi hva en styreportal er og hvorfor den er så viktig.
Få kontroll på styrearbeidet med Styrehjelp
Vi har utviklet en gratis plattform hvor alt styrearbeid kan samles på ett sted – fra innkallinger og sakslister til møter, dokumenter og referater.
Hva er en styreportal?
En styreportal er en digital plattform som fungerer som et sentralt sted for all styrearbeid. Dette inkluderer alt fra å sette opp møter, distribuere dokumenter og protokoller, til å muliggjøre sikker kommunikasjon mellom styremedlemmer.
Ved å tilby enkle og intuitive grensesnitt, gir styreportaler en oversiktlig struktur som gjør det enkelt å finne og behandle saker og dokumenter fra tidligere møter. I tillegg tilbyr de høye nivåer av sikkerhet, noe som er avgjørende for å beskytte sensitiv bedriftsinformasjon og personopplysninger.
Funksjonalitet i moderne styreportaler
Funksjonaliteten i en styreportal varierer basert på hvem portalen er beregnet for, men det er noen grunnleggende funksjoner som er like i de fleste systemene. Moderne styreportaler tillater blant annet:
- Planlegging av styremøter og opprettelse av sakslister.
- Distribusjon av innkallinger.
- Føring av referater fra styremøter.
- Distribusjon av styreprotokoller for signering.
Mange systemer tilbyr også malverk for vanlige møter, noe som effektiviserer prosessen med å utarbeide innkallinger.
Hvem trenger styreportal?
Alle styrer må dokumentere styrearbeidet med protokoller og dokumentasjon.
I Aksjeloven § 1-6 heter det blant annet at «Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte».
Med en styreportal blir dette arbeidet enklere. Derfor anbefales det at alle norske styrer har en styreportal.
Fordeler med styreportaler
Det er flere grunner til å vurdere å implementere en styreportal i organisasjonen:
1. Effektiv møteadministrasjon: Styreportaler gjør det enkelt å planlegge og gjennomføre styremøter, med funksjoner for å sette opp agendaer og foreslå saker basert på tidligere møter og lovkrav. Dette reduserer administrativ byrde og frigjør tid for styremedlemmene.
2. Automatisert protokollgenerering: Med digital signering muliggjør styreportaler rask og enkel generering av styreprotokoller direkte i systemet. Dette sparer tid og sikrer nøyaktighet i dokumentasjonen.
3. Sikker lagring av dokumenter: Dokumentarkiv i styreportaler gir en trygg og sikker lagringsplass for viktige dokumenter, noe som reduserer risikoen for tap eller misbruk av informasjon. Dette bidrar til å oppfylle kravene til personvernlovgivning og andre regelverk.
4. Sikker kommunikasjon: Ved å tilby en trygg plattform for kommunikasjon, muliggjør styreportaler konfidensiell utveksling av informasjon mellom styremedlemmer med mindre risiko for lekkasjer eller datainnbrudd.
Gratis styreportal for norske organisasjoner og virksomheter
Styrehjelp tilbyr en gratis plattform hvor alt styrearbeid kan samles på ett sted – fra innkallinger og sakslister til møter, dokumenter og referater. Ved å bruke Styrehjelp kan organisasjoner og virksomheter spare tid og ressurser på styrearbeidet samtidig som de oppfyller kravene til personvernlovgivning.
Styreportalene bidrar også til etterlevelse av GDPR
9 av 10 norske styrer bryter personvernlovgivningen ved å sende styredokumenter med personvernopplysninger via e-post.
Styreportaler kan hjelpe med å sikre at minimumskravene er oppfylt. Ved å sentralisere dokumentasjon og prosesser, bidrar styreportaler til å redusere risikoen for datalekkasjer og sikrer at virksomheten overholder gjeldende lover og forskrifter. Dette gir en tryggere og mer pålitelig plattform for styrearbeidet samtidig som det frigjør ressurser som tid og penger.
Styreportal pris: Hva koster en styreportal?
Pris på styreportal er forskjellig fra leverandør til leverandør. De siste årene har det dukket opp gratis styreportaler som Styrehjelp, mens andre portaler kan ende opp med å koste over 1000 kr/mnd.
Når du skal vurdere ulike styreportaler opp mot hverandre er det enkelte ting du bør tenke på:
- Funksjonalitet: Mange systemer har mye funksjonalitet, men hvilken funksjonalitet trenger du egentlig? Lag deg en oversikt, slik at det blir enklere å velge systemet som møter dine behov.
- Pris per bruker: Pris per bruker istedenfor fast månedspris kan fort bli dyrt, spesielt om du ønsker å inkludere en større gruppe mennesker i styreportalen.
- Oppstartskostnader: Priser blir ofte fremstilt på litt ulike måter. Regn ut hva den totale kostnaden vil være det første året, inkludert alle månedsgebyrene, brukerpriser, pluss eventuelle oppstartskostnader.
Beste styreportal?
I utgangspunktet er det du selv som er best egnet til å vurdere hvilken styreportal som er best for din virksomhet.
Når du velger en styreportal, er det viktig å sammenligne ulike leverandører basert på funksjonalitet, pris, brukervennlighet og kundeservice.
Under finner du en oversikt over noen av mest brukte styreportalene i Norge:
- Styrehjelp
- Styreplan
- Bård
- Admincontrol
- Dcompany
- Orgbrain
