Slik bruker du en digital styreportal for å forenkle styremøtene

En digital styreportal gjør det enklere å holde styremøter og organisere styrearbeidet. Slik bruker du Styrehjelp for å forenkle styrearbeidet. 

Alle styrer må holde styremøter jevnlig, uansett om det er styret i et aksjeselskap, lag, forening, sameie eller organisasjon. Etter hvert som det blir flere møter og styret eventuelt byttes ut, kan det bli vanskelig å holde oversikt over tidligere beslutninger og dokumenter. 

Slik kan en digital styreportal hjelpe styret å holde styr på all dokumentasjon og forenkle styremøtene: 

1. Effektiv møteplanlegging

En digital styreportal gjør møteplanleggingen mer effektiv. Med Styrehjelp bruker du en ferdig “mal” til å lage innkallinger til styremøter.

Du plotter enkelt inn dato, klokkeslett, varighet og adresse. Om styremedlemmene er lagt til i styreportalen, blir de automatisk lagt inn som deltakere i møtet. 

På den måten sparer du mye tid på å finne e-poster til alle styret og lage manuelle innkallinger. 

2. Strukturert agenda og saksliste

Med en digital styreportal får du også generert en strukturert agenda og saksliste som sparer deg for tid og arbeid. 

I Styrehjelp er vanlige saker automatisk lagt til i sakslisten, for eksempel disse:

• Godkjenning av innkalling og dagsorden.
• Valg av referent. 
• Godkjenning av referat fra forrige styremøte. 

Du kan også redigere og legge inn andre faste saker i innstillingene, hvis du ønsker det. 

Du kan redigere tittel på sakene, beskrivelse og eventuelt forslag til vedtak. Nye saker legges til med et klikk, og du kan også legge til vedlegg om du ønsker det. 

Sakslisten vises i en oversiktlig liste når innkallingen sendes ut til deltakerne. 

3. Automatisk protokollføring

Når du skal holde styremøtet, finner du detaljene i Styrehjelp. Her kan du se tid for møtet, forhåndsvise innkallingen, deltakere og saker. 

Du oppretter automatisk en protokoll ved å klikke på «Opprett referat». 

Alle sakene blir listet opp som da du laget innkallingen, og du kan fylle ut protokollen med detaljer og vedtak etter hvert som dere diskuterer sakene. Det sparer referenten mye tid på å liste opp saker og skrive protokoll i etterkant av møtet, fordi det er så enkelt å få det gjort underveis. 

Les også: Hva er forskjellen på referat og protokoll?

4. Digital signering

En annen fordel med å bruke en digital styreportal, er at protokollene kan signeres digitalt. Etter at protokollen er ferdig, sendes den på e-post til alle deltakerne av møtet og de som skal signere, kan gjøre det med e-post. Det er fort gjort, og du ser status for signeringen i styreportalen. 

Digital signering av protokollene gir raskere og tryggere godkjenning, uten at dere trenger å vente på fysiske underskrifter. 

5. Sikkerhet og tilgangskontroll

En digital styreportal gir deg en mye større sikkerhet enn om dere bruker for eksempel en perm eller e-post til å håndtere dokumenter og styrearbeid:

• Alle styremedlemmer får egen innlogging og kan skru på tofaktorautentisering for en enda sikrere innlogging. 
• Eier av firmaet inviterer inn alle som skal ha tilgang i styreportalen og styrer hvilken tilgang brukerne skal ha. Du kan velge mellom eier (full tilgang), administrator (tilgang til alt, bortsett fra å invitere nye brukere) og lesetilgang (bare se, ikke røre). 
• All dokumentasjon er trygt lagret i skyen og beskyttet fra uforutsette hendelser som brann, vannskader eller at noen roter bort permen. 

6. Samlet tilgang til dokumenter

I Styrehjelp sin digitale styreportal, kan du lage mapper og laste opp alle relevante dokumenter til styret og driften. Alle som har tilgang til styreportalen vil også ha tilgang til disse, noe som gjør det mye enklere å dele dokumenter med styret. 

Det gjør det i tillegg enkelt å gi tilgang og historikk videre når styremedlemmer byttes ut. De nye styremedlemmene kan inviteres inn til Styrehjelp og få tilgang til alle tidligere innkallinger, protokoller og andre dokumenter. 

Bruk en digital styreportal til generalforsamling og årsmøte

Skal du holde generalforsamling i et selskap eller årsmøte i en forening? Da kan du bruke Styrehjelp på akkurat samme måte som vi har forklart for styremøter i denne artikkelen. 

En digital styreportal egner seg nemlig like bra til disse type møtene, og Styrehjelp har støtte for både generalforsamling og årsmøte. Kom i gang med Styrehjelp helt gratis →.