En styreportal gjør det enklere å lage innkalling og protokoll til årsmøtet. Slik kan du holde årsmøte med Styrehjelp.
Skal du holde årsmøte for et sameie, idrettslag eller en forening? En styreportal gjør prosessen enklere!
Styrehjelp lar deg lage og sende ut innkalling, skrive og signere referat og oppbevare alle dokumenter trygt i skyen.
Slik kan du holde årsmøte med Styrehjelp:
Legg til styret som brukere
Den som oppretter kontoen kan legge til alle i styret slik at de får tilgang til Styrehjelp. Det gjør du under INNSTILLINGER > TILGANGER.
Du velger om brukerne skal ha tilgang som eier (alle rettigheter), administrator (alle rettigheter bortsett fra å invitere brukere) eller lesetilgang (se, men ikke røre).
Alle du legger til som eier eller administrator har mulighet til å opprette nye styremøter eller årsmøter, opprette referater og protokoller og laste opp dokumenter i portalen.
Legg til medlemmer
Før du skal sende ut innkalling til årsmøte, må du legge til medlemmene som skal motta den. Medlemslisten finner du under INNSTILLINGER > MEDLEMMER.
Her kan du legge til nye medlemmer, sende e-post til hele medlemslisten og eksportere medlemslisten.
Hvis du ikke har lagt til medlemmene, vil du få beskjed om å gjøre dette første gang du skal lage innkalling til et årsmøte.
Lag innkalling
Før du skal holde årsmøte, må du sende ut en innkalling til medlemmene. Årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni hvert år, og det er vedtektene som bestemmer fristen for å sende ut innkalling.
Med Styrehjelp får du en ferdig mal som du fyller ut for å lage innkalling til årsmøtet. Denne dekker alle kravene til innkalling.
Lag innkalling ved å gå til ÅRSMØTER i toppmenyen og klikk på «Nytt årsmøte».
Her fyller du ut detaljer som tid, sted og varighet.
I neste steg legger du til hvem som skal motta innkallingen. Styrehjelp henter automatisk medlemmene du la til i medlemslisten, men du kan også legge til nye medlemmer.
Til slutt skal du fylle ut sakene som skal behandles på årsmøtet.
Årsmøte har noen faste, lovpålagte saker som automatisk er lagt til og som ikke går an å fjerne fra innkallingen. Det gjelder åpning av årsmøte og valg av møteleder og undertegner.
I tillegg til de faste sakene, legger du til alle sakene som skal behandles på årsmøtet. Du kan også legge til vedlegg.
Om dere har andre faste saker som behandles på hvert årsmøte, kan dere legge til disse under INNSTILLINGER > FASTE SAKER PÅ ÅRSMØTE. Da vil disse sakene automatisk bli med hver gang dere lager innkalling til et årsmøte.
Det er også mulig å legge til en beskrivelse av hver sak og forslag til vedtak. Det kan gjøre det enklere for medlemmene å forberede seg til møtet.
Send innkalling
Når innkallingen er klar, sender du den til alle medlemmene. Du kan forhåndsvise innkallingen og legge til en egen melding i e-posten.
Alle medlemmene får innkallingen på e-post.
Opprett konto og lag innkalling
Hold årsmøtet
Når styret skal holde årsmøte, går årsmøtet gjennom hver sak på sakslisten og diskuterer og stemmer over dem.
Det er vanlig at alle medlemmer som har betalt medlemskontigent har stemmerett på årsmøtet.
Les også: Slik gjennomfører du et årsmøte.
Lag protokoll
En av fordelene med å bruke en styreportal til å holde årsmøte, er at du kan lage protokollen rett i portalen samtidig som møtet pågår. Det gjør at det er klart til å sendes til signering umiddelbart etter møtet.
Når du åpner møtet i Styrehjelp, klikker du på «Lag protokoll».
Når du oppretter protokollen, får du velge deltakere som har møtt opp, møteleder og hvem som skal signere møteprotokollen.
Etter det listes alle sakene opp og du kan legge til beskrivelse til hver sak, samt vedtak.
Du kan også forhåndsvise protokollen. Dette blir det endelige dokumentet som sendes ut til alle medlemmene etter årsmøtet.
I neste steg kan du legge til en melding som i innkallingen, og sende protokollen til medlemmet som skal signere det.
Signer protkoll
Den som skal signere mottar protokollen på e-post og signerer digitalt. Signeringsstatus blir oppdatert i detaljene til årsmøtet inne i Styrehjelp.
De øvrige medlemmene mottar også referatet på e-post, men skal ikke signere det.
Og så er det gjort! Alle detaljene fra møtet blir liggende i styreportalen til neste gang dere skal holde årsmøte. Det gjør det enkelt å finne tilbake til tidligere saker og vedtak, hvis dere skulle trenge det på et senere tidspunkt.
Hold styremøter med en styreportal
Styrehjelp kan selvsagt også brukes til å holde styremøter. Prosessen er den samme, men innkallingen og protokollen sendes kun til styret – ikke til alle medlemmene.
Les også: Slik bruker du en digital styreportal for å forenkle styremøtene.
