Begrepene «referat» og «protokoll» brukes ofte om hverandre, men har egentlig litt forskjellig betydning. Her er forskjellene du bør vite om som styremedlem.
Hvis du sitter i et styre eller har deltatt på årsmøte i en forening eller organisasjon, har du helt sikkert hørt begrepene «referat» og «protokoll». Begge begrepene brukes ofte om en oppsummering av et møte, men det er noen små forskjeller du bør vite om før du bruker hvert av dem.
Referat eller protokoll – du kan uansett bruke Styrehjelp sitt gratis styreverktøy for å lage det! Skriv referat og protokoll rett inn i sakslisten og send til signering rett etter møtet.
Hva er referat?
Referat kalles ofte møtereferat og brukes om et uformelt notat som lages etter et møte.
Vanligvis starter referatet med en oversikt over når og hvor møtet ble holdt, i tillegg til en oversikt over hvem som deltok. Hovedpoenget med et referat er å gi en oversikt over hovedpunktene fra møtet og hva som ble diskutert.
Et referat bør inneholde
- dato, tid og sted
- navn på hvem som var til stede på møtet og hvem som ikke møtte
- hvilke saker som ble tatt opp
- kort presentasjon av hver sak
- hva som ble diskutert, uenigheter, stemmer og hvem som stemte hva
- hva som ble bestemt (vedtak)
- dato, tid og sted for neste møte
- signatur
Referat har ikke en fastsatt struktur eller krav, så personen som skriver det kan selv vurdere hva som er viktig å ta med og hva som kan utelates. Mange foretrekker derfor å lage protokoll i stedet, fordi det har en klarere struktur og farges ikke like lett av referenten.
Hva er protokoll?
I motsetning til referatet som har en løsere form, følger protokollen lovpålagte krav og organisasjonens vedtekter.
En protokoll inneholder mye av det samme som et referat, men den er mindre detaljert og har mindre innhold, i tillegg til at den har en fast form og er mer strukturert. I stedet for beskrivelser av hver sak og hva som ble diskutert, inneholder protokollen ofte bare hvilke saker som ble tatt opp og hvem som stemte på hva.
En protokoll skal inneholde
- dato
- tid
- sted
- hvem som deltok på møtet
- behandlingsmåte
- beslutninger
- om noen ikke var med i behandlingen pga. fravær eller inhabilitet
- eventuelle uenigheter om vedtak
- signatur
Styreportalen Styrehjelp oppfyller alle de lovpålagte kravene til protokoll og er i tillegg helt gratis.
Når brukes referat og protokoll?
Det er pålagt å lage protokoll etter styremøte og generalforsamling. Protokollen skal signeres av alle som deltok i saksbehandlingen.
Referat kan brukes i andre typer møter, for eksempel i årsmøte i en forening. Mange skriver likevel protokoll fra årsmøter, fordi det gir en enda mer konkret oversikt over vedtakene fra møtet.
