Hvis aksjeeierne ikke har mulighet til å møtes fysisk, kan dere ha digital generalforsamling. Det gjelder både ordinær og forenklet generalforsamling.
Tidligere kunne man kun ha digitale generalforsamlinger dersom alle aksjeeiere ble enige om å ha en forenklet generalforsamling. I dag er en digital generalforsamling likestilt med fysiske møter.
Hva er en digital generalforsamling?
En digital generalforsamling er en helt vanlig generalforsamling, bare at den holdes digitalt. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i et aksjeselskap, og består av alle som eier aksjer i selskapet.
Generalforsamlingen møtes en gang i året for å stemme over avgjørelser og saker for driften av selskapet. En av oppgavene til generalforsamlingen, er å godkjenne årsregnskapet fra året før. Fristen for dette er 30. juni hvert år, før årsregnskapet sendes inn til Regnskapsregisteret innen 31. juli. Generalforsamlingen bestemmer også om aksjonærene skal ta ut utbytte.
Når selskapet har en digital generalforsamling, holdes møtet digitalt i stedet for fysisk. Da holdes møtet typisk over videomøte (f.eks. Zoom, Google Meets eller lignende), eller over telefon.
Krav til elektronisk generalforsamling
Skal du ha elektronisk generalforsamling, må du følge de samme kravene som ved en ordinær, fysisk generalforsamling:
- Styret skal sende ut skriftlig innkalling senest en uke før møtet.
- Generalforsamlingen holdes mellom 1. januar og 31. juni.
- Generalforsamlingen skal godkjenne årsregnskap, årsberetning og utbetaling av utbytte.
- Møtet skal ha en møteleder.
- Det skal skrives en generalforsamlingsprotokoll som skal sendes til alle aksjeeiere i etterkant av møtet.
Med Styrehjelp.no er du sikker på at du følger kravene til styremøter og generalforsamlinger. Innkallingen lages og sendes fra systemet med en ferdig mal, med forslag til vanlige saker. Du skriver også protokollen direkte i systemet, og sender til møtedeltakerne med et klikk. Protokollen signeres enkelt digitalt.
Innkalling til digital generalforsamling
Innkalling til digital generalforsamling følger den samme malen som innkalling til fysiske møter.
Innkallingen skal sendes ut senest en uke før møtet, og må inneholde
- tidspunkt
- sted (f.eks. link til videomøte)
- saksliste med en god beskrivelse
Det er styret sitt ansvar å kalle inn til generalforsamling og bestemme sakene som skal behandles. I tillegg har alle aksjeeierne rett til å sende inn spørsmål som de vil behandle på generalforsamlingen. Spørsmålene må sendes skriftlig, senest syv dager før fristen for innkalling.
Det kan være nyttig å bruke en styreportal når du skal kalle inn til digital generalforsamling.
Med Styrehjelp.no får du en gratis mal for innkalling som du fyller ut for å kalle inn til møte. Du kan legge ved en link til det digitale møtet, og du får forslag til en saksliste typisk for organisasjonstypen din. Innkallingen sendes til alle aksjonærer på e-post.
Generalforsamlingsmodulen kommer snart, men du kan allerede nå bruke Styrehjelp til styremøter.
Gjennomføring av digitale generalforsamlinger
En digital generalforsamling gjennomføres på samme måte som en fysisk. Styreleder åpner generalforsamlingen, og det skal deretter velges en møteleder.
Den som åpner møtet (styreleder) skal notere seg hvilke aksjeeiere som har møtt, og hvor mange aksjer og stemmer hver av dem representerer. Det er ikke noe minimumskrav for hvor mange aksjonærer som må delta på møtet for at det skal kunne tas beslutninger.
Videre går møteleder gjennom hver sak på sakslisten. Generalforsamlingen drøfter og stemmer over hver av dem. Hovedregelen er at én aksje gir én stemme. I en generalforsamling er det flertallet som bestemmer. Dersom stemmegivningen er helt lik, er det møtelederens stemme som avgjør resultatet.
Aksjeloven §5-7 gjelder for forenklet generalforsamling
Tidligere var det kun lov med digitale møter ved forenklet generalforsamling. Nå som veldig mye kommunikasjon skjer elektronisk, er digitale generalforsamlinger likestilt med fysiske.
Skal du ha en forenklet generalforsamling, holdes den digitalt. Møtet følger da Aksjelovens paragraf 5-7, som kalles «Forenklet generalforsamlingsbehandling».
Du kan holde forenklet generalforsamling hvis
- alle aksjeeiere synes det er greit
- alle aksjeeiere får mulighet om å delta på møtet
- styremedlemmer og daglig leder får mulighet til å uttale seg om sakene som skal behandles
- det føres generalforsamlingsprotokoll etter gjeldende regler
Spørsmål og svar om digital generalforsamling
Ja. Digital generalforsamling er likestilt med fysisk.
En ordinær generalforsamling skal alltid godkjenne årsregnskapet og bestemme om aksjeeierne får utbetalt utbytte. Andre saker avhenger av selskapet og hva det driver med.
Styremøter kan avholdes elektronisk eller fysisk. Styrelederen leder møtet og er ansvarlig for at alle sakene på sakslisten blir tatt opp, diskutert og får et vedtak.
Det er styret som kaller inn til generalforsamling. Hvis daglig leder også er styreleder, er det naturlig at daglig leder kaller inn til generalforsamlingen.
