Med en styreevaluering finner styret ut hvordan de kan arbeide enda bedre sammen og ta enda bedre beslutninger på vegne av bedriften.
Det er styret som leder en bedrift eller organisasjon. Med jevne mellomrom bør styret ta en vurdering på måten de arbeider og hvordan styremedlemmene jobber sammen. Dette kalles styreevaluering.
Det er ikke lovpålagt å gjennomføre styreevaluering i Norge, men det er anbefalt at styrene gjør det årlig likevel.
I denne artikkelen går vi gjennom hva styreevaluering er, hvordan du gjennomfører den og hvordan styret bør forholde seg til resultatene av evalueringen.
En styreportal gjør det enklere å holde kontroll på styrearbeidet: Samle innkallinger, protokoller, oppgaver og dokumenter på ett og samme sted.
Hva er styreevaluering?
Styreevaluering er en prosess hvor styret selv eller eksterne konsulenter vurderer hvordan styret fungerer, hvilke resultater det oppnår og hvordan samarbeidet fungerer. Målet med en styreevalurering er å avdekke styrker, svakheter og forbedringsområder i styret og styrearbeidet. På den måten sikrer styret at de gjør en best mulig jobb for virksomheten de leder.
Hvorfor bør styret gjennomføre styreevaluering?
Jevnlige styreevalueringer kan ha store gevinster for både styret og virksomheten. Her er fem grunner til at styret bør gjennomføre styreevaluering:
1. Det forbedrer styrets arbeid
Evalueringen gir styret oversikt over hva som fungerer godt og hva de bør forbedre. På bakgrunn av evalueringen kan styret lage konkrete tiltak for å styrke effektiviteten og kvaliteten på arbeidet sitt.
Les også: 10 ting styret må gjøre hvert år.
2. Det avdekker behov for kompetanse
Etter hvert som en virksomhet utvikler seg, kan det være behov for endringer og ny kompetanse blant styremedlemmene. En styreevaluering kan avdekke om styret har kunnskapshull som er viktig for å lede virksomheten, og bør ha opplæring eller finne nye styremedlemmer.
3. Det gir bedre samarbeid og forståelse
Når styret evaluerer seg selv, blir det tydeligere for alle hva hver enkelt skal gjøre. I et styre med flere medlemmer er det viktig med god kommunikasjon og rollefordeling for å minske misforståelser og for å bedre samarbeidet.
4. Det følger god selskapsstyring
Selv om det ikke er lovpålagt med styreevaluering, er det ofte forventet av eierne av selskapet og myndighetene at styret gjennomfører det med jevne mellomrom. Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler også at styret evaluerer arbeidet og kompetansen sin årlig.
Hovedoppgaven til styret er tross alt å forvalte selskapet og sørge for forsvarlig organisering, og styreevaluering er ofte en viktig brikke i denne oppgaven.
5. Det blir lettere for styret å nå målene sine
En grundig styreevaluering gjør at styret får bedre arbeidsrutiner og kan ta smartere beslutninger. Det gjør det lettere å styre selskapet i riktig retning og gir større sjanse for gode resultater og bedre måloppnåelse på sikt.
Egenevaluering eller bruk av konsulent
Mange styrer gjennomfører evalueringen selv med en egenevaluering, men styret kan også dra nytte av å bruke en ekstern konsulent.
Det kan være både fordeler og ulemper med å bruke en ekstern konsulent. Personer som driver med styreevaluering på profesjonell basis har naturlig nok en del verktøy og erfaring til å gjennomføre en grundig og effektiv evaluering. Det gjelder både for selve evalueringen og prosessen etterpå, når dere skal bruke funnene til å gjøre tiltak. En ekstern konsulent kan også gi et mer objektivt perspektiv på styrets arbeid.
På den andre siden kan det være kostbart å leie inn noen andre til å gjennomføre styreevalueringen. Det kan ta tid for noen andre å sette seg inn i arbeidet deres, siden de ikke har samme innsikt i selskapets drift, historikk og kultur.
Hvordan gjennomføre styreevaluering
En styreevaluering foregår som regel i flere steg:
- Forberedelse og fastsetting av kriterier
- Gjennomføring
- Oppsummering og rapport
- Tiltak og oppfølging
Slik gjennomfører du en styreevaluering:
1. Forberedelser: Formål og kriterier
Det kan være vanskelig å avdekke absolutt alt i én styreevaluering. Derfor kan det være nyttig å sette et formål med evalueringen. Her er noen forslag:
- Forbedre styrets effektivitet og verdiskaping.
- Identifisere styrker og utviklingsområder.
- Bedre samarbeid og kommunikasjon.
- Kontrollere etterlevelse av lover og retningslinjer.
- Vurdere styrets sammensetning og kompetanse.
- Styrke styrets rolle og ansvar.
- Legge grunnlag for strategisk utvikling.
- Gjøre styrearbeidet mer målrettet.
Formålet bør tilpasses virksomheten som dere styrer, og hvilken situasjon styret er i.
Under forberedelsene bør dere også sette noen kriterier som støtter under formålet dere har satt. Skal dere for eksempel kontrollere at styret etterlever lover og retningslinjer, kan et av kriteriene være at dere sjekker lovtekstene opp mot arbeidet deres.
2. Gjennomføring av styreevaluering
Det er opp til styret selv å bestemme hvem som skal delta i evalueringen og hvordan den gjennomføres. Evalueringen kan omfatte for eksempel omfatte hele styret, bare styreleder eller bare individuelle styremedlemmer. Kanskje kan det også være relevant at daglig leder deltar.
Styreevaluering kan gjennomføres på flere måter. I noen sammenhenger vil det være nyttig å holde intervjuer, mens andre ganger kan dere bruke spørreskjemaer eller arrangere workshops. Det kan også brukes en kombinasjon av flere metoder.
Hvilken metode dere velger avhenger av hva dere ønsker å finne ut i styreevalueringen, hvor mye tid dere har og hvor dypt dere vil gå til verks. Det finnes derfor ingen fast mal for hvordan evalueringen gjennomføres.
3. Oppsummering og rapport
Etter selve evalueringen, bør dere lage en oppsummering og rapport som viser funnene fra evalueringen. Dette blir grunnlaget for tiltakene og oppfølgingen som skal gjøres til slutt.
4. Tiltak og oppfølging
Til slutt bør dere lage noen tiltak basert på funnene fra styreevalueringen. De bør være så konkrete som mulig, slik at det blir enkelt å følge opp både tiltaksplanen og resultatene av den.
I Styrehjelp kan styreleder eller administrator sette opp oppgaver til styremedlemmene og dermed ha full oversikt over tiltakene.
Gode råd for vellykket styreevaluering
For å oppsummere: Det er ikke lovpålagt å evaluere eget styrearbeid, men det er et viktig verktøy for å sikre at arbeidet er godt. Her er noen siste råd for en vellykket styreevaluering:
- Sett klare mål for evalueringen. Det gjør det enklere å holde fokus og sette konkrete tiltak.
- Vær åpen og ha tillit i prosessen. Det gir grunnlag for ærlige og konstruktive tilbakemeldinger og gir bedre utbytte for alle.
- Følg opp tiltakene. En handlingsplan og systematisk oppfølging sikrer at styreevalueringen faktisk fører til forbedringer.
- Bruk ekstern bistand dersom dere har behov. Det kan gi objektivitet, faglig tyngde og trygge rammer for en grundig prosess.
Lykke til!
