Sitter du i et styre? Bruk denne sjekklisten for å holde kontroll på styrearbeidet gjennom året!
Styret har mange oppgaver gjennom året, og skal gjennom alt fra styremøter og generalforsamlinger til oppfølging av bedriftens strategier og økonomi. Det kan kanskje virke overveldende, men det meste er rutiner som dere raskt får kontroll på.
Her får du sjekklisten over alt et styre må gjøre i løpet av et år:
1. Hold styremøter
Styret møtes i styremøter. Det er ingen lovpålagte krav for hvor ofte styret må ha styremøte. Aksjeloven sier derimot at en av styrets oppgaver er å føre tilsyn med virksomheten, og i de fleste styrer holder det ikke med ett enkelt årlig møte for å overholde dette kravet.
De fleste styrer møtes minimum hver fjerde måned, noen opptil åtte ganger i året.
På det siste styremøtet for året, kan dere sette opp møtedatoer for hele det kommende året. Da har styreleder god kontroll på når neste møte er, og kan sende ut innkallelser og sakslister i god tid.
En styreportal hjelper deg å holde oversikt over kommende møter, saker og historikk.
2. Hold årsmøte/generalforsamling
I motsetning til styremøte, er det lovpålagt å holde generalforsamling eller årsmøte minimum én gang i året, innen utgangen av juni.
Generalforsamlingen og årsmøtet er den øverste myndigheten i en organisasjon. Styret pleier vanligvis å kalle inn, og så får aksjonærene i et selskap (generalforsamling) eller medlemmene i en organisasjon (årsmøte) stemme over viktige saker.
Les også:
3. Lag protokoll og husk dokumentasjon
Etter hvert styremøte må referenten på møtet skrive en protokoll. I et styremøte skal protokollen signeres av alle som deltok i møtet, mens i en generalforsamling eller et årsmøte velges det som regel ut en representant til å signere sammen med møteleder.
Protokollen er viktig for å sikre at viktige beslutninger i styret dokumenteres. Den inneholder detaljer om alle sakene som ble diskutert i møtet, og hvilke vedtak styret fattet. Du kan bruke en enkel mal på en styreprotokoll, eller opprette en konto i en styreportal. I en styreportal kan du i tillegg lagre annen dokumentasjon som er viktig for styret.
4. Godkjenn økonomi og regnskap
Uten penger på konto, er det vanskelig å drive et selskap! En av styrets viktigste oppgaver er å holde seg oppdatert på økonomien i selskapet. Det innebærer å fastsette budsjettet og følge med på regnskapet. Regnskapet bør gås gjennom minimum fire ganger årlig, men gjerne før hver MVA-frist.
Det er også styret sitt ansvar at selskapet følger aktuelle lover og regler. Disse kan variere fra virksomhet til virksomhet, men for alle aksjeselskap gjelder blant annet aksjeloven og bokføringsloven.
5. Gå gjennom risiko og internkontroll
Styret bør gå gjennom selskapets risikobilde og internkontrollrutiner med jevne mellomrom. Det innebærer regnskap, stikkprøve av bilag, bankavstemminger, fullmakter og rapporter, men også arbeidsmiljø, HMS og personvern (GDPR).
6. Gå gjennom strategi og målsetninger
Strategier og målsetninger kan settes for både korte og lengre perioder. Hvor ofte styret bør følge opp strategiene og se hvordan selskapet ligger an, varierer på målet. Noen målsetninger bør kanskje tas opp på hvert eneste møte, mens andre kan evalueres årlig.
7. Følg opp daglig leder og administrasjon
En del av styrets arbeid er å følge opp den daglige ledelsen i virksomheten, og deriblant daglig leder.
Daglig leder deltar ofte i styremøtene, og legger frem statusrapporter fra driften. Det er vanlig at styret og daglig leder avtaler hvilke rapporter som skal leveres når og hva de skal inneholde.
Som en del av oppfølging av daglig leder, skal styreleder holde årlige medarbeidersamtaler med daglig leder.
8. Kontroller lovpålagte rapporteringer
Gjennom året skal styret kontrollere at alle lovpålagte rapporteringer er i orden. Eksempler på det kan være aksjonærregisteroppgave, skattemelding og årsregnskap.
Se alle frister for aksjeselskap.
Om det blir endringer i styret eller vedtektene, er det styret sin jobb å rapportere dette til myndighetene.
9. Sikre etiske retningslinjer og samfunnsansvar
Styret utarbeider og vedtar etiske retningslinjer. Videre skal dere sørge for at disse er kjent blant ansatte og ledelse, etablere varslingsrutiner og behandle etiske saker eller dilemmaer. De etiske retningslinjene bør revideres en gang i året.
Mange større selskaper må også levere bærekraftsrapporter, som styret skal følge opp.
10. Egenevaluering av styret
I tillegg til å evaluere virksomheten, bør styret gjennomføre en styreevaluering (egenevaluering) hvert år. Dette er ikke lovpålagt, men sterkt anbefalt. Under en styreevaluering vurderer dere
- sammensetningen i styret
- arbeidsformer og prosesser
- prestasjoner
- relasjoner
Dere kan gjøre det internt, eller leie inn profesjonelle konsulenter.
Forenkle styrearbeidet med en styreportal
En styreportal er et verktøy som kan gjøre oppgavene gjennom året enklere. Styrearbeidet blir mindre styr med Styrehjelp:
- Planlegg styremøter frem i tid og lag innkalling til alle som sitter i styret.
- Legg inn egne faste saker, basert på driften og bransjen dere er i.
- Oppbevar alle innkallinger, protokoller og andre dokumenter digitalt og samlet.
- Gi tilgang til alle i styret.
- Signer protokollene digitalt.
